gototopgototop
21.07.2018

Корисні посилання

Степанівський МНВК

 

Міністерство освіти і науки України

 

ІППО

 

КОСТЯНТИНІВСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ

Педагогічна преса

Останні коментарі

RSS
Печать PDF
+ 0
+ 0


ТЕМА:   Правила составления и оформления организационно- распорядительной документации (ОРД).

 

ЦЕЛЬ: Научить учащихся разбираться с основными понятиями ОРД. Формировать умение составления документов. Развивать практические навыки

работы с печатающей машинкой; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать

культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности,

бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.

 

Реквизиты ОРД

 

Реквизит документа – это обязательный элемент присущий определенному виду документа. Формуляр документа – это совокупность

реквизитов расположенных в определенной последовательности.

Всего реквизитов 31.

Реквизит 1 - государственный герб Украины;

Реквизит 2 - эмблема организации;

Реквизит 3 – изображение государственных наград;

Реквизит 4 – код предприятия (организации);

Реквизит 5 – код формы документа;

Реквизит 6 – название министерства или ведомства;

Реквизит 7 – автор документа (полное название организации);

Реквизит 8 – название структурного подразделения;

Реквизит 9 – почтовый адрес, номер телефона, факс, номер расчетного счета;

Реквизит 10 – название вида документа. Указание на название вида должно быть на каждом документе (кроме письма). Печатают

большими буквами, флаговым, центрованным или продольным способом. До 15 знаков в разрядку в конце «точку» не ставят. А К Т –

печатают с двойной разрядкой.

 

Реквизит 11 – дата. Даты пишут тремя парами арабских цифр, разделенных точками. До и после точек промежутков не делают. Если число

месяца и порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится «ноль». Год можно писать двумя, четырьмя цифрами.

Допускается в документах, содержащих сведения финансового характера, применять словесно-цифровой способ оформления дат.

 

Реквизит 12 – номер или индекс документа. Этот реквизит пишется на одной строке с датой. «№» пишется на 29 делении. Индекс

документа пишут через косую черту и черточку. Каждому структурному подразделению присваивается индекс в виде цифровых или

буквенных обозначений.

 

Например:

 

6-10/216

Индекс состоит из следующих составных частей:

6 – шифр структурного подразделения (№ кабинета)

10 – номер дела по номенклатуре (№ папки)

216 – номер документа при регистрации (№ по порядку)

 

Реквизит 13 – ссылка на индекс и дату входящего документа. Бывает только в бланке писем. Этот реквизит должен включать дату.

Оформляется реквизит в бланке письма следующим образом:

На №___ от ___ или На №___

 

Реквизит 14 – место составления или издания документа.

 

Реквизит 15 – гриф ограничения доступа к документам. Размещается в заголовочной части документа выше реквизита «адресат» или

«гриф утверждения». Грифы бывают: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Лично», «Только адресату», «Для

служебного пользования». Документ с грифом «Для служебного пользования» подлежат строгому учету. Передача их исполнителям

производится под расписку в соответствующих учетных журналах или карточках. Грифы проставляются без кавычек на первом листе

документа.

 

Реквизит 16 – адресат. Этот реквизит печатают на 45 делении, отступая 4,5 – 6 интервалов от верхнего среза листа. Адресат печатают

через 1 интервал, составные части отделяют 1,5 – 2 интервалами.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

                                                                                                                    АОЗТ «Болшевский текстиль»

                                                                                         Бухгалтерия

 

                                                                                                        Старшему экономисту

                                                                                                А.С. Николаеву

                                                                                                      или

                                                                                                    Президенту АОЗТ

                                                                                                                                «Ломоносовский фарфоровый завод»

                                                                                            В.И. Петров

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их

следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Донецкой области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьем, четвертым адресатами не указывают. При

большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

 

Реквизит 17 – гриф утверждения. Должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО. Пишется без разрядки, большими

буквами. Располагают в правом верхнем углу документа на

 

53 делении, отступив от верхнего среза листа 4,5 – 6 интервалов.

Например:

                                                                                                                                                                  53 деление

                                                                                                                                                            УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                                      1,5 интервала

                                                                                                                                                            Директор завода

                                                                                                                                                                                                                      1,5 интервала

                                                                                                                                                  (пять пробелов оставляем для подписи) - - - - - В.А.Чуб

                                                                                                                                                                                                                      1,5 интервала

                                                                                                                                                            03.12.13.

 

Реквизит 18 – резолюция. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает ФИО исполнителей,

содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

 

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

 

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес»

к 21.12.2000

 

Личная подпись

05.11.2000

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Если в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.

 

Реквизит 19 – заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с

помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем». Например: «Об изменении….», «О выделении….», «Об отмене…..».

Например:

 

О завершении строительных

работ в пионерском лагере

«Луч»

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах , текст которых печатается на бумаге формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа, печатают через 1 интервал строчными буквами. В одной строке заголовка должно быть не

более 28 знаков. Если заголовок занимает больше пяти строк, то его продлевают до правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

 

Реквизит 20 – отметка о контроле. Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или

штампом «Контроль».

Отметка о контроле делается на одном уровне с заголовком к тексту и резолюцией.

Она обозначает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения выполнения установленных сроков.

 

Реквизит 21 – текст. Выделяют сверху и снизу 3 интервалами. Первую строку каждого абзаца текста печатают, отступив от границы левого

поля пять ударов пробельной клавишей. Текст документов допускается подразделять на составные части: разделы

(1. Раздел (Глава), подразделы (1.1.Подраздел(Пункт), пункты (1.1.1. Пункты), подпункты (1.1.1.1. Подпункт), которые нумеруются арабскими цифрами.

Абзацы внутри пунктов и подпунктов не нумеруют.Текст документов формата А5 печатают через 1 интервал, а формат А4 через 1,5 интерва

ла. Допускаются в тексте переносы. Вторая и последующие строки пишутся от левого и до правого поля.

 

Реквизит 22 – отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Например:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при

наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

 

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления

документов Управления регионального

кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

 

Реквизит 23 – подпись. Состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. От

левого поля наименование должности. На уровне этой строки на 61 делении расшифровка фамилии. Сначала инициалы потом фамилия.

Например:

Директор института (личная подпись) А.П.Медведев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности.

 

Например:

 

Директор завода А.И. Ефремов

Главный бухгалтер А.П. Павлова

 

Когда документ подписывается несколькими лицами одной должности, их подписи распологают на одном уровне.

 

Например:

 

Директор завода «Луч» Директор завода «Стрела»

А.Ф. Борисенко В.В. Кузнецов

01.08.12 03.09.12

 

Реквизит 24 – Гриф согласования. Этот реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым

согласовываются документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты

согласования. ОН проставляется ниже реквизита «Подпись». Если документ имеет два грифа согласования их располагают на одном уровне

(слева и справа).

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Директор МУПК

(подпись) И.П. Поплавский

03.02.13

 

Реквизит 25 – визы. Визы на внутренних документах ставят в левом нижнем углу последней страницы первого экземпляра. На исходящих,

на последнем листе его копии. Визирование документа является формой его внутреннего согласования. Согласование документа оформляют визой

включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

 

Начальнику юридического отдела

(личная подпись) А.С. Орлов

03.02.13

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразила отношения к нему.

 

Реквизит 26 – Печать. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных специальными

нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документ заверяют печатью

организации. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая с изображением герба Украины, по окружности указывается

полное название учреждения. В коммерческих организациях используется круглая печать приравненная к гербовым для государственных

организаций. Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. Оттиск печати

проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами МП

или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Например:

 

Директор завода О.В. Соловьев

 

 

Реквизит 27 – отметка о заверении копий. (кол-во экземпляров). При заверении соответствия копии документа оригиналу ниже реквизита

«Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату

заверения.

Например:

 

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров (личная подпись) И.П. Иванов

03.01.12

 

Реквизит 28 – Фамилия исполнителя и номер его телефона. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного

телефона, проставляемых в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последнего листа документа. Ниже фамилии исполнителя

документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например первые буквы ее имени и фамилии), количества

отпечатан

ных экземпляров и дату печатания.

Например:

 

Полякова 2 22 12

1,5 интервала

ИВ 3 12.01.13

 

Реквизит 29 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит пишется на пересечении левого и нижнего поля.

Например:

 

В дело 52-15.

1,5 интервала 29 деление

А.П. Пришко

 

Реквизит 30 – Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

 

Реквизит 31 – Отметка о поступлении. Наносят от руки или штемпелем. В отметке о поступлении приводятся сокращенное наименование

организации, дата поступления и номер входящего документа.

Например:

Ответ направлен

309-9/14

15.01.13

 

 

2 . Первоначальное закрепление .

  • Назовите правила печатания названия документа?

  • Назовите правило написания даты?

  • Назовите правило печатания текста?

  • Назовите правило написания адресата?

  • Укажите правило написания подписи?

  • Перечислите правило заверительной надписи “Верно”?

  • Перечислите правило написания реквизитов?

  • Назовите правило написания грифа?

 

Интересная статья? Поделись ей с другими:

 

Константиновская автошкола УПК

Наша кнопка

104x47 Код
Межшкольный учебно-производственный комбинат г. Константиновка

Опитування

Яка спеціальність Вам подобається?
 

Хто в мережі

Сейчас на сайте:
  • 52 гостей
Новые пользователи:
  • Виталий
  • Сергей