gototopgototop
19.02.2018

Корисні посилання

Степанівський МНВК

 

Міністерство освіти і науки України

 

ІППО

 

КОСТЯНТИНІВСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ

Педагогічна преса

Останні коментарі

RSS
02.11.2016 08:56
Печать PDF
+ 0
+ 0

ПЛАН УРОКУ № ______


Предмет: _____________ Дата ________ Клас ______


ТЕМА: Організаційно-розпорядчі документи

МЕТА: Навчити учнів розбиратися з основними поняттями та принципом ОРД. Формувати вміння розрізняти документи ОРД. Розвивати практичні навички роботи з діловими паперами; вміння самостійно міркувати, аналізувати і використовувати інформацію. Виховувати культуру роботи за комп'ютером, здатність організовувати і проводити виконання різних видів діяльності, дбайливе ставлення до комп'ютерної техніки, майна комбінату.


ОБЛАДНАННЯ: ПК учня.


Хід уроку:


1. Організаційна частина.

2. Оголошення теми і мети уроку.

3. Мотивація навчальної діяльності учнів.

4. Актуалізація опорних знань.

5. Вивчення нового матеріалу.

5.1. Пояснення вчителя.


Діловодство – це документальне оформлення роботи установ і фірм.

Установи та фірми фіксують свою роботу в службових документах: звітах, планах, діловій кореспонденції, наказах, протоколах тощо.

Операції, пов'язані з обробкою документів, поділяють на 2 різновиди:

а) документування – це створення документів, у яких відображається робота установи або фірми;

б) документаційне забезпечення – це  робота з готовими документами, створеними установою або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування документів і підготовка їх до здавання в архів тощо.

У практиці роботи установ і фірм визначені три системи роботи з документами:

¨       централізована система – усі операції з документами виконують в одному структурному підрозділі (канцелярії), застосовують в установах з великим документообігом; цю систему застосовують і для фірм з малим документообігом, коли всі роботи з документами виконує секретар;

¨       децентралізована система – усі операції з документами виконують у структурних підрозділах;

¨       змішана система – частину операцій по роботі з документами проводить секретар (прийом, відправлення), а обробку, формування та зберігання справ здійснюють у підрозділах.

 

КЛАСИФІКАЦІЯ  ДОКУМЕНТІВ

        Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

       Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

       Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨     за назвою -  наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨     за походженням -  службові та особисті;

¨     за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨     за напрямком - вхідні та вихідні;

¨     за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨       за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,

фото- та  кінодокументи;

¨     за стадіями створення - оригінали та копії;

¨       за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨       за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨  організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨  розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨  довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨  з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування,  автобіографії,  резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨  офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян,  розписки та доручення.

 


УПРАВЛІНСЬКІ  ДОКУМЕНТИ.  ДЕРЖСТАНДАРТ

 Для спрощення роботи з документами, прискорення їх упорядкування створені стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).

Уніфікована система документації створена за єдиними правилами та вимогами й містить інформацію, необхідну для здійснення управління в певній сфер діяльності.

Застосування стандартів полегшує пошук реквізитів документів, спрощує сприйняття інформації, дозволяє більш ефективно застосовувати засоби комп‘ютерної техніки для обробки документів, підвищує оперативність і культуру роботи апарату установи.

ДСТУ 4163-2003 «span style=" ">Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» являє собою єдині для всіх документів правила та вимоги при їхньому упорядкуванні.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, яку використовують при відображенні розпорядчої та виконавчої діяльності підприємств і організацій.

Формуляр – це сукупність реквізитів для даного документа, розташованих у встановленій послідовності.

Кожен документ повинен бути складений відповідно до формуляра-зразка, прийнятого для даного документа.

Реквізити – це елементи, з яких складається документ. Реквізит від латинського «реквізитум» – необхідне. Стандартом визначено максимальний склад реквізитів документа. Усього  є  32 реквізити.


РЕКВІЗИТИ  ДОКУМЕНТІВ

1              Державний герб.

2              Емблема організації або підприємства.

3              Зображення нагород.

4              Код підприємства.

5              Код форми документа.

6              Найменування міністерства або відомства.

7              Найменування установи, організації або фірми.

8              Найменування структурного підрозділу.

9              Довідкові дані про організацію.

10            Назва виду документа.

11            Дата.

12            Індекс.

13            Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14            Місце складання або видання.

15            Гриф обмеження доступу до документа.

16            Адресат.

17            Гриф затвердження.

18            Резолюція.

19            Заголовок до тексту.

20            Позначка про контроль.

21            Текст.

22            Позначка про наявність додатків.

23            Підпис.

24            Гриф погодження.

25            Візи.

26            Печатка.

27            Позначка про затвердження копій.

28            Прізвище виконавця і номер його телефону.

29            Позначка про виконання документа і направлення його у справу.

30            Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31            Позначка про надходження документа.

32            Запис про державну реєстрацію.


БЛАНК

 У всіх установах документи складають на бланках.

Бланк – чистий аркуш паперу, на якому типографським способом або за допомогою комп'ютера оформлені реквізити документів, розташовані у визначеній послідовності (Додатки 1, 2, 3).

Виготовляти бланки для окремих видів документів типографським способом доцільно у випадку, якщо число цих документів в установі або фірмі досягає 200 примірників на рік. Організації та фірми, які мають кількість вихідних документів менше 200-х на рік, можуть користуватися бланками, виготовленими на ПК.

Бланки є складовою частиною іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Сучасний дизайн оформлення бланка, «свій» фірмовий стиль, якісний папір, повний набір відомостей про підприємство, правильне їх розташування на аркуші особливо важливі для сприятливого впливу на ділового партнера.

Рекомендують використовувати два види бланків підприємства або фірми:

1)   бланк для зовнішніх документів (листів, факсів);

2) бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень, розпоряджень), який називають  загальним бланком.

На бланку для зовнішніх документів наносять герб (або емблему), найменування підприємства, поштову адресу, номер контактного телефону, факсу.

       Адресні дані підприємства можуть бути доповнені вказівкою номера розрахункового рахунку в банку й адресою електронної пошти.

Реквізити загального бланка такі самі, їх доповнюють найменуванням виду документа (НАКАЗ) і місцем видання (м.Київ).

Бланки кожного різновиду можна виготовляти з кутовим і поздовжнім розташуванням реквізитів.

Поздовжнє - припускає розташування реквізитів уздовж верхньої частини аркуша з їх центруванням, тобто рівними відстанями  кожного рядка до лівого й правого полів.

Найбільше використовують кутове розташування реквізитів у верхній лівій частині аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, в якому правий верхній кут використовують для написання адреси одержувача. Праву верхню частину аркуша використовують також для інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) й резолюції керівника (на документах, що надходять).

Підприємства та фірми, які працюють із закордонними партнерами, повинні мати бланки з дублюванням реквізитів на мові партнера або англійською мовою.

З метою економії площі аркуша часто фірми у верхній частині бланка вказують тільки емблему та найменування підприємства, а адресу, номери телефонів, факсів і банківські реквізити розташовують на нижньому полі аркуша.

У бланку обмежувальними позначками (рисочками та кутами) визначають місця таких реквізитів, як заголовок до тексту, адресат, відмітка про контроль. Такими ж кутами можна позначити поля документа. Наявність таких позначок полегшує заповнення бланка.


ДОВІДКА

 Довідка – документ, який містить опис або підтвердження яких-небудь фактів чи подій (Додаток 4).

 Реквізити:

-     назва виду документа (Д О В І Д К А);

-     дата, номер;

-     місце складання або видання;

-     текст;

-     додаток;

-     підпис.

             Довідки поділяють на дві групи:

¨  службового (інформаційного) характеру, що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру;

¨  особистого характеру, що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

       Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

       Особливості оформлення службової довідки:

¨   довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо;

¨  у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій);

¨  довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи;

¨  довідка може бути складена з декількох розділів;

¨  довідку можна скласти у формі таблиці;

¨  довідка може мати пояснення й посилання;

¨  довідку з виробничої тематики складають у двох екземплярах, один із яких направляють адресату, другий – підшивають у справу;

¨  адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

       Довідку особистого характеру видають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання тощо.

       Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру:

¨  довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки;

¨  текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості;

¨  у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають;

¨  якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

¨  у тексті довідки не повинно бути архаїчних зворотів: “Дійсна довідка”, “Дійсно проживає”, “Дійсно працює”; слід писати: “Видано для подання в (ЖЕК, ліцей, райвиконком” тощо);

¨  оформлюють такі довідки в одному екземплярі.


СЛУЖБОВІ  ЛИСТИ

        Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами (Додатки 5, 6).

        Лист – єдиний документ, на якому не ставлять назву його виду, як, наприклад, «АКТ», «НАКАЗ» тощо.

        Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.

        Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.

        Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно й просто, надаючи перевагу простим поширеним реченням. При цьому необхідно прагнути  того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

        Листи бувають: супровідні, гарантійні, циркулярні, претензійні, інформаційно-рекламні тощо.

        Супровідний – це лист, в якому  адресату повідомляють факт відправлення йому документів, які додають до цього листа.  Листи слід починати словами: направляємо, додаємо, надсилаємо, представляємо, повертаємо.

        Гарантійний лист – це документ, у якому гарантується виконання зобов'язань, зазначених у листі.

        Циркулярний – це лист, в якому  одну й ту ж інформацію надсилають у декілька адрес організаціям нижчого підпорядкування.

        Претензійний (рекламаційний) лист – це документ у якому пред'являють претензії до термінів, якості, кількості продукції і т.ін. Направляють винній стороні з метою врегулювання суперечок.

        Інформаційно-рекламний - це лист, мета якого – зацікавити споживача. Приклад: «Якщо хочете, щоб про Ваше підприємство дізналися споріднені підприємства в США…, знайти партнерів, продати відходи виробництва за валюту, придбати передові технології…, Ви можете розмістити інформацію про Ваше підприємство в нашому збірнику. Вартість замовлення…

Зразок бланка-замовлення додається. Загальний розмір тексту не повинен перевищувати одну сторінку».


ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача (Додаток 8).

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):

–  адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

–  назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

–  дата;

–  номер документа;

–  місце складання;

–  заголовок до тексту;

–  текст;

–  додаток, підстава;

–  підпис.

 Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

 Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

 Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру,  її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

 Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу,  її оформлюють на ПК  на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

 Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Порядок оформлення тексту доповідної записки:

¨  у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

¨  друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.


АКТ

АКТ – документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти або події (Додаток 9).

Акти складають при ревізії підприємства або окремих посадових осіб, при виявленні дефектів, недостачі, при передаванні-прийманні справ, при проведенні випробувань нових виробів і зразків, при прийомі закінчених об'єктів, при обстеженні, здаванні документів на знищення, на списання господарського інвентарю, устаткування, інструментів, при нещасних випадках тощо.

Акти по матеріальних, фінансових та інших важливих питаннях затверджує керівник підприємства.

Комерційні акти, що встановлюють факти ушкодження, псування або недостачі вантажу чи інших порушень правил транспортування, складають на типографському бланку-зразку, заповнюють без виправлень, підчищень,  закреслень. Завіряють такі акти підписами двох сторін.

Реквізити акта:

-     назва виду документа (А  К  Т – подвійна розрядка);

-     дата, індекс;

-     місце складання;

-     заголовок до тексту;

-     гриф затвердження;

-     текст;

-     позначка про наявність додатка;

-     позначка про контроль;

-     позначка про виконання й направлення його у справу.

Вимоги до оформлення тексту

Текст акта складають із двох частин: вступної та констатуючої.

Вступну частину будують за схемою:

Підстава:

Складений комісією в складі:

Голова:

Члени комісії:

Були присутні:

При перерахуванні осіб, які беруть участь в упорядкуванні акта, вказують посади, ініціали, прізвища.

Якщо акт складений комісією, то першим указують голову комісії, його посаду, ініціали й прізвище. Прізвища членів комісії розташовують за абеткою, нумерують арабськими цифрами.

У констатуючій частині викладають мету,  завдання, сутність і характер проведеної роботи, фіксують установлені факти.

У тексті повинні бути відомості про кількість екземплярів акта й куди вони спрямовані.

Дата акта повинна відповідати дню факту або події, що фіксується.

Після упорядкування акта комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, згаданих в акті, під розписку.


НАКАЗ

1 Наказ - розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації, установи чи фірми для вирішення виробничих та кадрових питань (Додатки 10, 12).

2 Накази бувають з основної діяльності (виробничі) та по особовому складу (з кадрових питань).

3 Наказами з основної діяльності оформлюють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства, установи або фірми, її постачання, фінансування, звітності, планування, реалізації продукції тощо.

 Процедура складання та оформлення наказу:

·        пошук інформації;

·        підготовка проекту наказу;

·        узгодження та візування;

·        оформлення на бланку;

·        підписання керівником;

·        реєстрація;

·        розмноження;

·        ознайомлення виконавців під розписку;

·        підшивання у справу;

5 Накази з кадрових питань та з основної діяльності реєструють і підшивають у справи окремо.

 

Журнал реєстрації наказів

 

Дата

Індекс

Короткий зміст

П.І.П. особи, яка підписала документ

Розписка в одержанні

Відмітка про виконання

 

6 Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин:

I частина – констатуюча, містить  мету видання наказу, а також основні факти і  починається словами:   “У зв’язку. . .”, “На підставі. . .”, “З метою. ..” II частина – розпорядча, нумерується по пунктах. В кожному пункті вказують виконавця, конкретну дію, яку він повинен виконати та термін виконання. В останньому пункті наказу вказують прізвище посадової особи, на яку покладають контроль за його виконанням.

7 Реквізити: назва документа (НАКАЗ), дата, номер, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис, узгодження чи візування.

 Накази по особовому складу оформлюють у відділі кадрів.

9 Заголовок до тексту наказу містить слова:  “Про призначення...”, “Про надання...”, “Про переведення...“, “Про звільнення...” тощо. Якщо в наказі розглядають декілька питань, то в заголовку пишуть: “По особовому складу” або “З кадрових питань”.

10 Текст починають з розпорядчої частини дієсловом:

  ПРИЗНАЧИТИ:

  НАДАТИ:

  ЗВІЛЬНИТИ:

11  Констатуюча частина може бути відсутня.

12 Текст пункту наказу починають з указівки прізвища, ім’я та по батькові службової особи, на яку видають наказ.


5.2. Первісне закріплення.


6. Підсумок уроку.

 

7. Домашнє завдання. Вивчити визначення.

Вложения:
ФайлОписаниеРазмер файла
Скачать файл (Діловодство 1 урок11.doc)Організаційно-розпорядчі документи 81 Kb
Обновлено 02.11.2016 09:02
Интересная статья? Поделись ей с другими:

 

Константиновская автошкола УПК

Наша кнопка

104x47 Код
Межшкольный учебно-производственный комбинат г. Константиновка

Опитування

Яка спеціальність Вам подобається?
 

Хто в мережі

Сейчас на сайте:
  • 37 гостей
Новые пользователи:
  • Виталий
  • Сергей