gototopgototop
21.08.2018

Корисні посилання

Степанівський МНВК

 

Міністерство освіти і науки України

 

ІППО

 

КОСТЯНТИНІВСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ

Педагогічна преса

Останні коментарі

RSS
01.11.2016 14:38
Печать PDF
+ 0
+ 0

Специальность "Секретарь руководителя"

Материал для дистанционного обучения учащихся 11 класса!

 

ТЕМА: Оформление телеграмм.

ЦЕЛЬ: Научить учащихся разбираться с основными понятиями составление и оформление телеграмм писем на производстве и во время обучения. Формировать умение работы с оборудованием. Развивать практические навыки работы с программами для машинописи; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности, бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.

Телеграммы

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса, город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:

ЛЬВОВ     КОЛОС      ПЕТРОВУ

ОДЕССА        КОБРА         ИВАНОВУ

ХАРЬКОВ        ГРАНИТ         ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как  № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

 

Приведем пример телеграммы:

ДОНЕЦК ОБЪЕДИНЕНИЕ КЗМО

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ ИВАН ПЕТРОВ

93109, Константиновка, ул. Ленина, 5

тел.24-02-83. Р/счет

Директор       И.И. Петров

Исх. №          

Дата  

Пример шифрованной телеграммы:

ХАРЬКОВ АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ

ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ

ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Краматорск, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет          

Директор       К.П. Сомов

Исх. N»         

Дата  

 

Домашнее задание!

Выучить:

·         Что такое телеграмма?

·         Какие степени срочности вы знаете?

·         Какие реквизиты телеграммы вы знаете?

·         Каким языком пишется телеграмма?

·         Как пишутся знаки препинания в телеграмме?

 

 

ТЕМА: Составление и оформление телефонограмм.

ЦЕЛЬ: Научить учащихся разбираться с основными понятиями составление и оформление телефонограмм писем на производстве и во время обучения. Формировать умение работы с оборудованием. Развивать практические навыки работы с программами для машинописи; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности, бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.

Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. 

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа должность, фамилия сотрудника передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

 

ПРАВИЛА  ОФОРМЛЕНИЯ  ТЕЛЕФОНОГРАММ

 

 ТЕЛЕФОНОГРАММА  (ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса.

1.      ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

2.      Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

3.      ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

4.      Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

5.      При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

9.      У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

   

Домашнее задание!

Выучить:

·         Что такое телефонограмма?

·         С какой целью используют телефонограммы?

·         Какие реквизиты телефонограммы вы знаете?

·         Коке максимальное количество символов допускается в телефонограмме?

·         Какие рекомендации оформления телефонограмм Вы знаете?

·         Какие основные прафила оформления телефонограмм вы знаете?

 

 

 

ТЕМА:   Составление и оформление справочно-информационной документации.

 ЦЕЛЬ:  Научить учащихся разбираться с основными понятиями составление и оформление справочно-информационной документации. Формировать умение эстетического общения секретаря с персоналом. Развивать практические навыки работы с людьми; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности, бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.

 

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на:

·         инициативные;

·         информационные;

·         отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

·         наименование организации;

·         название вида документа (докладная записка);

·         дату;

·         индекс;

·         место составления;

·         адресат;

·         заголовок к тексту;

·         текст;

·         подпись руководителя организации;

·         фамилию исполнителя;

·         номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

·         наименование структурного подразделения;

·         наименование вида документа (докладная записка);

·         дату;

·         адресат;

·         заголовок к тексту;

·         текст;

·         подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

 

Домашнее задание!

Выучить:

  • Дайте определение докладной записки?
  • Какие виды докладных записок вы знаете. Охарактеризуйте?
  • Опишите содержание внешней докладной записки.
  • Опишите содержание внутренней докладной записки.

 

 

 

ТЕМА:   Составление и оформление актов.

 ЦЕЛЬ: Научить учащихся разбираться с основными понятиями составление и оформление актов. Формировать умение эстетического общения секретаря с персоналом. Развивать практические навыки работы с людьми; логическое мышление, умение самостоятельно рассуждать, анализировать и использовать информацию. Воспитывать культуру работы за компьютером, печатной машинкой, способность организовывать и проводить выполнения различных видов деятельности, бережное отношение к компьютерной технике, имущества комбината.

 

Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

Содержание акта

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения  комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

 

Домашнее задание!

Выучить:

 

  • Дайте определение акта.
  • При каких обстоятельствах составляется акт?
  • Назовите основные реквизиты акта.
  • На какие основные части делиться текст акта?

 


 


Обновлено 01.11.2016 15:49
Интересная статья? Поделись ей с другими:

 

Константиновская автошкола УПК

Наша кнопка

104x47 Код
Межшкольный учебно-производственный комбинат г. Константиновка

Опитування

Яка спеціальність Вам подобається?
 

Хто в мережі

Сейчас на сайте:
  • 33 гостей
Новые пользователи:
  • Виталий
  • Сергей